Para un padre, entrar a una reunión del COMPU con una carpeta (“binder”) bien estructurada envía un mensaje inmediato al personal escolar: están informados, organizados y listos para exigir cumplimiento. Como intercesor, enseñarles a construir y manejar esta herramienta es uno de los mayores aportes que puedes hacer.
Aquí tienes la guía de estructuración del “Expediente Maestro del Estudiante” para que se la entregues o enseñes a las familias.
Reglas de Oro para la Carpeta
Antes de dividir las secciones, instrúyele a los padres estas tres reglas inquebrantables:
- Regla del Original: La escuela siempre recibe copias. Los originales (de evaluaciones médicas, cartas, diagnósticos) nunca salen de esta carpeta.
- Orden Cronológico Inverso: Dentro de cada sección, el documento más reciente siempre va arriba. Así, al abrir la sección de minutas, lo primero que verán es la última reunión.
- Todo por escrito: Si no está en la carpeta, para propósitos de la ley, no ocurrió.
Estructura de Pestañas (Dividers)
Recomienda utilizar una carpeta resistente de 3 aros (mínimo de 2 pulgadas), protectores de hojas transparentes para documentos clave y divisores con pestañas.
Pestaña 1: Registro de Comunicaciones e Información
Esta es la sección operativa del día a día.
- Directorio de Contactos: Hoja con nombres, correos y teléfonos del director, maestro regular, maestro de educación especial, director escolar y el Facilitador Docente del distrito.
- Bitácora (Log) de Comunicaciones: Una tabla sencilla donde el padre anota cada llamada, correo o visita a la escuela (Fecha, Con quién habló, Tema, Qué se acordó).
- Cartas Formales: Toda carta enviada por los padres a la escuela con su respectivo acuse de recibo (ponche de la escuela con la fecha).
- Formularios SAEE aquí:
- SAEE-02 (Planilla del registro en MiPE)
- SAEE-01d (Evidencia de entrega de documentos)
Pestaña 2: Historial Médico y Evaluaciones
El respaldo clínico que justifica la necesidad de servicios.
- Diagnósticos médicos, reportes pediátricos y referidos externos.
- Evaluaciones privadas y del estado (Psicológicas, Psicoeducativas, Habla y Lenguaje, Terapia Ocupacional, etc.).
- Formularios SAEE aquí:
- SAEE-03 y SAEE-03b (Referidos y notificaciones para evaluación)
- SAEE-03a (Autorizaciones para divulgar información médica)
Pestaña 3: Reuniones y Determinación de Elegibilidad
El historial de las decisiones tomadas por el comité.
- Formularios SAEE aquí:
- SAEE-06 (Invitaciones al COMPU – sirven para evidenciar si se citó con tiempo suficiente).
- SAEE-08 (Minutas de reunión). Esta es la parte más crítica de esta sección.
- SAEE-05 y SAEE-05a (Determinación de elegibilidad y hoja de problemas de aprendizaje).
Pestaña 4: El PEI (Programa Educativo Individualizado) y Ubicación
El contrato legal entre la familia y el Departamento de Educación.
- Copia firmada del PEI actual. (Es útil tenerlo en un protector de hojas transparente para rápido acceso).
- Copias de los PEI de años anteriores (para comparar si las metas cambian o simplemente las copian año tras año).
- Borradores del PEI con anotaciones hechas por los padres.
- Formularios SAEE aquí:
- SAEE-07 y SAEE-07c (Notificación y consulta de ubicación).
Pestaña 5: Progreso Escolar y Muestras de Trabajo
La evidencia que prueba si el estudiante está avanzando o si el PEI está fallando.
- Informes de notas (boletines) e Informes de Progreso de las metas del PEI (el DEPR tiene que entregarlos cada 10 semanas junto con las notas regulares).
- Muestras de trabajo: Exámenes fallados, libretas con tareas incompletas o evidencia de acomodos no provistos.
- Formularios SAEE aquí:
- SAEE-01 y SAEE-01a (Informes y observaciones de funcionamiento escolar hechas por los maestros).
Pestaña 6: Derechos Legales y Querellas (Si aplica)
Documentación de protección legal y procesos adversariales.
- Copia del manual de Derechos de los Padres.
- Formularios SAEE aquí:
- SAEE-19a (Recibo de los Derechos de los Padres).
- SAEE-22, 23 o 24 (Copias de solicitudes de mediación, querellas administrativas o quejas si el caso ha tenido que ser escalado).
